Dokumentas priskiriamas tinkamai įmonei ir procesui
Dokumentai pasiekia atsakingus žmones
Sąskaitų tvirtinimas be laiškų ir priminimų chaoso
Sąskaitos nukreipiamos atsakingiems darbuotojams pagal suderintą eigą, o finansų komanda mato dokumento būseną ir atliktų veiksmų istoriją.
Kodėl tai svarbu?
Kai sąskaitos tvirtinamos el. paštu ar žinutėmis, sunku matyti, pas ką dokumentas sustojo, kas jau patvirtino ir kada galima jį perduoti apskaitai.
Ką gauna jūsų komanda
- Kelių etapų tvirtinimo grandinės
- Tvirtinimas pagal atsakomybes, darbuotojus ar pareigas
- Priminimai ir užtrukusių veiksmų kontrolė
- Aiški patvirtinimų būsena ir istorija
Kaip atrodo procesas
Sistema nukreipia jį atsakingiems tvirtintojams
Fiksuojami sprendimai ir proceso būsena
Patvirtintas dokumentas perduodamas tolimesniam apdorojimui
Kur ši funkcija naudinga
Padalinių vadovų tvirtinimas
Kelių atsakingų darbuotojų patvirtinimas
Skirtingos grandinės pagal įmonę ar dokumentą
Apskaitos biurų ir įmonių grupių procesai
Sąlyginės tvirtinimo taisyklės
Sąskaitų tvirtinimo eiga gali būti pritaikoma pagal įmonės vidaus taisykles: tiekėją, sąskaitos sumą, įmonę ar padalinį, atsakingą darbuotoją, pareigybes, sąnaudų grupes, PVM patikros poreikį ar dokumento tipą.
Tokiu būdu sąskaitos keliauja ne viena bendra eiga, o pagal konkrečias taisykles, kurios atitinka įmonės atsakomybes ir kontrolės poreikius.
Taisyklės gali būti taikomos pagal
- Tvirtinimo taisyklės pagal sąskaitos sumą
- Tvirtinimo taisyklės pagal tiekėją
- Skirtingos grandinės pagal įmonę ar padalinį
- Tvirtinimas pagal darbuotoją, vadovą ar pareigas
- Papildoma buhalterio patikra PVM ir apskaitos atvejams
- Kelių etapų tvirtinimo eiga su vadovų įtraukimu
- Tvirtinimo limitai pagal darbuotojo atsakomybę
- Tvirtinimo proceso istorija ir atsekamumas
Pavyzdžiai
- Sąskaitą iki 500 EUR tvirtina atsakingas darbuotojas arba padalinio vadovas.
- Sąskaitą virš 2 000 EUR papildomai tvirtina direktorius arba finansų vadovas.
- Konkretaus tiekėjo sąskaitos nukreipiamos atsakingam vadybininkui.
- Sąskaitos pagal pasirinktą įmonę ar padalinį nukreipiamos skirtingoms tvirtinimo grandinėms.
- Neaiškūs PVM, eilučių ar apskaitos priskyrimo atvejai paliekami buhalterio patikrai.
- Skirtingiems dokumentų tipams gali būti taikoma skirtinga tvirtinimo eiga.
Tvirtinimo grandinė gali būti kelių etapų: pirmiausia sąskaitą patvirtina atsakingas darbuotojas, tada jo vadovas, vėliau finansų vadovas ar direktorius. Grandinė gali būti sustabdoma ties konkrečia role, pareigybe arba suma, todėl procesas prisitaiko prie įmonės struktūros.
Dažniausi klausimai
Ar gali tvirtinti keli žmonės?
Taip, tvirtinimo eiga gali apimti kelis darbuotojus ar etapus.
Ar matoma visa istorija?
Taip, galima matyti dokumento būseną ir atliktų tvirtinimo veiksmų istoriją.
Ar grandinės vienodos visoms sąskaitoms?
Ne, procesas gali būti pritaikomas pagal įmonės atsakomybes ir taisykles.
Ar galima nustatyti skirtingas tvirtinimo taisykles pagal sąskaitos sumą?
Taip. Galima nustatyti skirtingas tvirtinimo grandines pagal sumos ribas. Pavyzdžiui, mažesnes sąskaitas gali tvirtinti padalinio vadovas, o didesnėms sąskaitoms galima pridėti finansų vadovo ar direktoriaus patvirtinimą.
Ar galima sąskaitas nukreipti pagal tiekėją?
Taip. Konkretaus tiekėjo sąskaitos gali būti nukreipiamos atsakingam darbuotojui, vadybininkui, buhalteriui arba atskirai tvirtinimo grandinei.
Ar tvirtinimo eiga gali priklausyti nuo įmonės ar padalinio?
Taip. Skirtingoms įmonėms ar padaliniams galima taikyti skirtingas tvirtinimo grandines, kad sąskaitos būtų tvirtinamos pagal realią organizacijos atsakomybės struktūrą.
Ar galima įtraukti buhalterio patikrą?
Taip. Sąskaitos gali būti paliekamos buhalterio patikrai, kai reikia peržiūrėti PVM, sąnaudų grupę, dokumento eilutes ar kitus apskaitos duomenis.