Apsa naudojančioms įmonėms ir apskaitos biurams
Pamatykite demo, kaip pirkimo sąskaitos iš PDF, el. pašto, Google Drive ir telefono nuotraukų paruošiamos Apsa procesui: rekvizitai, prekių eilutės ir PVM duomenys pateikiami buhalterio patikrai prieš importą.
Demo metu įvertinsime jūsų sąskaitų kelią, laukus, PVM taisykles ir patikros žingsnius, kad būtų aišku, kur sumažės rankinis suvedimas ir kaip sprendimas derėtų prie Apsa naudojimo.
1. Dokumentų surinkimas
Demo metu galima parodyti, kaip jūsų PDF, el. pašto priedai, Google Drive dokumentai ir telefono nuotraukos pereina į vieną aiškią darbo eigą prieš Apsa importą.
2. Duomenų atpažinimas
Ekrane aiškiai matomi paruošti duomenys: sąskaitos numeris, data, tiekėjas, PVM kodas, suma ir prekių eilutės. Tai padeda įvertinti, kiek rankinio suvedimo galima pakeisti patikra.
3. Paruošta Apsa procesui
Po peržiūros sąskaita gali būti perduodama į jūsų apskaitos procesą. Demo pokalbyje verta aptarti konkrečias Apsa taisykles, laukus ir patvirtinimo žingsnius.
Apskaitos komandos retai gauna visas sąskaitas vienu kanalu. Vieni tiekėjai siunčia PDF failus el. paštu, kiti dokumentus kelia į bendrą Google Drive aplanką, dalis popierinių sąskaitų nufotografuojama telefonu, o kai kurios sąskaitos perduodamos iš skirtingų skyrių ar darbuotojų. Apsa sąskaitų importas turi prisitaikyti prie šios realybės ir sutvarkyti sąskaitų surinkimą iš tų vietų, kur jos jau atsiranda kasdienėje veikloje.
Iš sąskaitų paruošiami duomenys, kurių reikia apskaitos darbui: tiekėjas, pirkėjas, sąskaitos numeris, data, mokėjimo terminas, sumos, valiuta, prekių ar paslaugų eilutės ir PVM duomenys. Tikslas yra paruošti apskaitai reikalingus laukus taip, kad buhalteris galėtų juos peržiūrėti ir įvertinti prieš importą.
Kai duomenys patikrinti, jie paruošiami tolesniam naudojimui Apsa. Tikslus importo kelias priklauso nuo jūsų Apsa aplinkos, apskaitos taisyklių ir vidinio proceso, todėl importo eiga gali būti pritaikoma pagal jūsų procesą, o ne pagal vieną visiems vienodą šabloną.
Sąskaitos duomenys perduodami į Rivilę standartiniu XML/EIP importo formatu. Tai leidžia automatizuoti patį duomenų paruošimą ir importą, kartu išvengiant Rivilės taikomų mokamų API užklausų už kiekvieną dokumentą. Didesnės apimties ar specifiniams poreikiams galime įdiegti ir tiesioginę API integraciją, taip pat ir pardavimo sąskaitų importą į Rivilę.
PDF sąskaitos yra vienas dažniausių pirkimo dokumentų formatų. Tiekėjai jas siunčia el. paštu, įkelia į savitarnos sistemas arba perduoda per kitus kanalus. Tokias sąskaitas galima naudoti kaip pagrindinį šaltinį duomenų paruošimui importui į Apsa.
PDF sąskaitų apdorojimasEl. pašto priedai gali būti įtraukti į sąskaitų paruošimo eigą, kad dokumentai greičiau pasiektų buhalterio peržiūrą ir būtų paruošti Apsa importui. Tai naudinga tiek vidinėms finansų komandoms, tiek apskaitos įmonėms.
Sąskaitų surinkimas iš el. paštoJeigu komanda sąskaitas kaupia Google Drive aplankuose, šis kanalas taip pat gali būti darbo eigos dalis. Google Drive gali veikti kaip patogus sąskaitų surinkimo taškas prieš buhalterio patikrą ir paruošimą importui į Apsa.
Google Drive archyvavimasNe visos sąskaitos ateina kaip tvarkingi PDF failai. Telefono nuotraukos gali būti įtrauktos į procesą, jei nuotraukos kokybė leidžia paruošti reikalingus duomenis ir neprarasti dokumentų, kurie kitaip liktų darbuotojų telefonuose.
Sąskaitų atpažinimasImportui į Apsa paruošiami pagrindiniai sąskaitos antraštės laukai: tiekėjas, pirkėjas, sąskaitos numeris, sąskaitos data, mokėjimo terminas, bendros sumos ir kiti apskaitai reikalingi rekvizitai. Paruošus juos patikrai, buhalteris gali greičiau pereiti nuo mechaninio kopijavimo prie kontrolės.
Daugeliui Apsa naudotojų neužtenka tik sąskaitos antraštės. Reikia matyti prekių ar paslaugų eilutes: pavadinimus, kiekius, kainas, sumas ir kitus eilučių duomenis. Eilutės palaikomos ir gali būti paruošiamos buhalterio peržiūrai prieš importą.
Prekių eilučių atpažinimasParuošiami PVM tarifai, PVM sumos, apmokestinamos sumos ir kiti su PVM susiję laukai, kai jie reikalingi jūsų procesui. Prieš naudojant šiuos duomenis Apsa, buhalteris gali juos patikrinti.
Automatizuotas PVM kodų priskyrimasTikslas yra ne panaikinti buhalterio sprendimą, o sumažinti rankinį darbą ten, kur jis kartojasi kiekvienoje sąskaitoje.
Sąskaitų duomenys pateikiami taip, kad patikra būtų aiški: ką reikia patvirtinti, kur gali būti neatitikimas ir kas jau paruošta tolesniam žingsniui. Toks procesas padeda sumažinti klaidų riziką ir išlaiko profesinę buhalterio kontrolę.
Eilutės ir PVM duomenys dažnai lemia, ar importas bus tikrai naudingas. Prieš importą verta peržiūrėti eilučių sumas, PVM tarifus, bendras sumas ir tiekėjo informaciją.
Geras Apsa importo procesas turi sutaupyti laiką, bet nepaversti apskaitos juoda dėže. Buhalteris išlieka atsakingas už galutinį patikrinimą, o sistema padeda greičiau paruošti laukus, eilutes ir PVM duomenis.
Kai klientai siunčia sąskaitas skirtingais formatais ir kanalais, svarbiausia greitai jas suvienodinti, patikrinti ir paruošti darbui su Apsa.
Finansų komanda gali mažiau laiko skirti kopijavimui iš dokumentų ir daugiau dėmesio palikti kontrolei, PVM, eilutėms ir tiekėjų taisyklėms.
Kai dokumentų kiekis auga, automatizuotas paruošimas padeda stabiliau uždaryti mėnesį ir sumažinti pasikartojantį rankinį darbą.
Įvertinamas dabartinis sąskaitų kelias: kas jas gauna, kur jos saugomos, kas tikrina, kokie laukai būtini ir kaip duomenys galiausiai atsiranda Apsa.
Suderinami laukai, patikros žingsniai ir taisyklės, kad duomenys atitiktų ne tik sąskaitos tekstą, bet ir jūsų apskaitos darbo tvarką.
Importo paruošimas pritaikomas pagal kliento procesą, sąnaudų grupes, tiekėjų taisykles, PVM patikrą ar dokumentų patvirtinimo žingsnius.
Pradedama nuo bandomo realių jūsų sąskaitų paketo, kad būtų aišku, kur sutaupoma daugiausia rankinio darbo.
Kaina priklauso nuo sąskaitų kiekio, dokumentų šaltinių, eilučių sudėtingumo, PVM taisyklių ir to, kaip duomenys turi būti paruošiami jūsų Apsa procesui.
Kiek pirkimo sąskaitų apdorojate per mėnesį
Ar reikia tik antraštės laukų, ar ir prekių eilučių
Kokie PVM kodai ir tikrinimo taisyklės taikomos
Kaip duomenys dabar patenka į Apsa
Buhalteriai daug laiko praleidžia kartodami tuos pačius veiksmus: perrašo tiekėją, sąskaitos numerį, datą, sumas, eilutes ir PVM informaciją. Kai šie duomenys paruošiami peržiūrai, rankinio suvedimo mažėja.
Sąskaitos greičiau pereina nuo gavimo iki paruošimo importui. Tai ypač jaučiasi mėnesio pabaigoje, kai susikaupia daug dokumentų ir apskaitos komanda turi greitai uždaryti laikotarpį.
Kai yra aiškus peržiūros žingsnis, komanda mato, kas jau paruošta, kas patikrinta ir kas gali būti perduodama į Apsa. Tai pagerina dokumentų kontrolę.
Socialinis įrodymas
Apsa naudotojui svarbu ne vien atpažinimas, o visas kelias iki patikrinto rezultato: skirtingi tiekėjų formatai, eilutės, PVM, patvirtinimas ir apskaitos proceso taisyklės.
Praktinė patirtis su realiomis sąskaitomis padeda greičiau atpažinti, kurie dokumentai bus paprasti, o kuriems reikės papildomos buhalterio patikros.
Apsa importo paruošimas vertinamas pagal jūsų laukus, taisykles, PVM logiką ir dokumentų patvirtinimo eigą.
Automatizavimas skirtas sumažinti kopijavimą, bet galutinis patikrinimas lieka aiškioje žmogaus peržiūros vietoje.
Šis puslapis skirtas Apsa naudotojams. Čia kalbama ne apie bendrą sąskaitų importą į bet kokią apskaitos programą, o apie sąskaitų duomenų paruošimą konkrečiam Apsa procesui.
Jeigu jums aktualus platesnis sąskaitų importas į apskaitos programas, galite vertinti bendrą importo galimybę. Jeigu svarbiausia PDF dokumentai, aktualus PDF sąskaitų apdorojimas. Jeigu daug sąskaitų ateina paštu, verta peržiūrėti sąskaitų surinkimas iš el. pašto. Šiame puslapyje dėmesys lieka Apsa: kaip paruošti sąskaitų duomenis, patikrinti juos ir pritaikyti importo eigą jūsų apskaitos darbui.
Taip. PDF sąskaitos yra palaikomas šaltinis. Iš jų paruošiami sąskaitos duomenys, kuriuos buhalteris gali peržiūrėti prieš importą į Apsa procesą.
Taip. El. pašto priedai gali būti įtraukti į darbo eigą, kad komandai nereikėtų rankiniu būdu atsisiųsti, persiųsti ir kelti kiekvienos sąskaitos.
Taip. Jeigu jūsų komanda sąskaitas kaupia Google Drive aplankuose, šis kanalas gali būti naudojamas kaip sąskaitų šaltinis paruošimui importui į Apsa.
Taip, telefono nuotraukos gali būti naudojamos, ypač popierinėms sąskaitoms ar dokumentams, gautiems ne biure. Svarbu, kad nuotraukos kokybė leistų paruošti reikalingus duomenis.
Palaikomi pagrindiniai antraštės laukai: tiekėjas, pirkėjas, sąskaitos numeris, data, mokėjimo terminas, sumos ir kiti apskaitai reikalingi rekvizitai.
Taip. Gali būti paruošiamos prekių ir paslaugų eilutės: pavadinimai, kiekiai, kainos ir sumos. Prieš importą jas gali patikrinti buhalteris.
Taip. Palaikomi PVM duomenys, įskaitant tarifus, PVM sumas ir apmokestinamas sumas, kai šie laukai reikalingi jūsų procesui.
Taip. Importo paruošimas gali būti pritaikomas pagal jūsų Apsa naudojimą, laukų reikalavimus, patikros eigą ir apskaitos taisykles.
Taip. Buhalterio patikra yra svarbi proceso dalis. Duomenys paruošiami taip, kad juos būtų galima peržiūrėti prieš perduodant į Apsa importo eigą.
Jau apdorota daugiau nei 50 000 sąskaitų. Ši patirtis apima skirtingus tiekėjų formatus, PDF failus, el. pašto priedus, Google Drive dokumentus, telefono nuotraukas, eilutes ir PVM duomenis.